SA8000社会责任管理手册之三

十八供应商和分包商管理

1．总则

建立并维持供应商管理程序，确保公司供应商和分包商懂得社会责任标准的要求并逐步改善其社会责任表现。

2．职责

采购部在管理者代表的指导下负责供应商管理，并采取行动要求和协助供应商对分包商的社会责任管理。

3．控制要求

采购部应建立供应商社会责任档案，保持供应商评估结果和改善措施的证据和记录。

采购部应根据供应商的社会责任表现挑选供应商，优先选择社会责任表现好而且愿意改善的供应商。

   所有供应商在得到订单或合同前都应签署社会责任承诺书，承诺遵守当地劳动法规和SA8000社会责任标准。

   采购部应每年至少安排一次供应商现场审核，评估供应商的社会责任表现，跟进改善措施。

   发现有供应商故意使用童工，强迫劳动或其它严重违反劳动法规的现象，应立即停止合作关系。

4．相关文件（略）

十九对内对外信息沟通

1．总则

建立和维持对外信息沟通程序，确保与所有利益相关者就公司社会责任表现进行适当的信息沟通。

2．职责

人事部负责与内部员工、当地政府、工会和其它外部利益相关者的信息沟通，采购部负责与供应商和分包商的信息沟通，销售部负责与客户（买方）的信息沟通，管理者代表提供指导和支持，必要时报高层经理批准，其它部门和工人代表应支持和配合对内对外信息沟通。

3．控制要点

信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其它适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。

   有关质疑、质询和投诉信息，应安排合适人选进行调查，核实情况，分析原因，作出处理决定，然后回复给提出质疑、质询和投诉的人员。重大问题应报高层经理批准。

   对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。

   若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。

   管理者代表定期访问本地利益相关者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。

   如果有合同要求，管理者代表应该对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合SA8000标准的要求，如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。

   公司在工作场所设立意见箱收集工人意见和投诉；公司实行"开门政策"，工人在任何时候都可以向主管和经理提出问题；工人代表积极协助收集工人的意见和建议。

4．相关文件（略）

二十事故、不符合项、补救及纠正行动

1．总则

建立并保持事故和不符合项的报告，调查和处理的程序，应明确根据法规规定报告意外事故的机制。建立并保持不符合，补救及纠正行动的控制程序，避免类似问题再次发生。

2．职责

人事部应根据程序文件的规定，负责事故、意外事故和不符合项的报告、调查和处理工作。各部门应参与并协助人事部的事故调查工作，根据规定采取补救和纠正行动。

３．控制要点

（１）事故报告、调查和处理：

重大事故发生后，人事部经理应负责事故报告、调查和处理工作，一般事故可以指定其它人员负责。

任何人一旦发现意外事故应立即报告人事部经理和所在部门经理，重大事故必须立即通知总经理。

所有事故都要按照“三不放过”的原则进行处理，人事部要建立事故档案。

（2）不符合项、补救和纠正行动的控制要求：

人事部应分析确定不符合产生的原因，提出补救和纠正行动报告。

有关责任部门根据要求及时采取行动，及时消除或控制不符合项。

人事部应跟踪检查补救和纠正行动的实施效果。

4．相关文件

（略）

二十一、文件及记录控制

１．总则

建立并保持文件及文件控制程序，确保所有社会责任活动保持合适的记录，有关部门的记录文件得到有效的控制。

2．职责

管理者代表负责建立和维持公司社会责任文件记录体系并负责社会责任手册、程序文件及必要的运行记录的管理。

支持性文件和记录由有关部门负责管理，文件评审由管理者代表统一负责。

3．控制要点

（１）受控文件的范围：

受控文件应包括：（１）有关社会责任的法律、法规、国际标准、行业守则和客户要求；（２）社会责任管理手册和体系程序文件；（３）作业文件和记录。

（２）文件的批准和颁布：

社会责任管理手册和体系程序文件由管理者代表审核后由董事、总经理批准发布，其它文件，如三级文件由管理者代表批准发布。

（3）文件的管理：

文件应有固定安全的场所保管，防止文件损毁或失控。

所有文件都应定期评审，必要时予以修订并由批准发布人员重新批准发布。

凡对体系的有效运行具有关键作用的岗位，都应能得到有关文件的有效版本。

失效文件或毁损文件应及时撤回，并更换为有效版本。

根据法律和体系要求需要保存的文件记录应有明显标识，并妥善保存。

（4）文件的修订和更改：

文件的更改应按照体系程序进行，严禁未经授权和批准更改文件和记录。

更改文件的审批，要由原审核部门负责人审核，原批准人批准，确保所有文件持有人都能同时更改。

当文件经过多次更改时，应重新改版发放。

（5）文件评审：

所有社会责任的文件都要定期评审以确保文件的持续适用，文件的评审由原批准人和人事部进行，每年至少一次。必要时可以单独评审。评审时可采用会议或表格传递方式。

（4）相关文件

（略）

二十二、员工培训

1．总则

建立并保持员工培训程序，明确员工培训需求，以确保工人清楚懂得公司社会责任政策和程序，懂得安全使用机器和工作，避免发生意外事故。

２．职责

人事部负责确定员工培训需求，制定并实施年度培训计划。

３．控制要点

培训内容至少应包括SA8000标准、有关工作时间、工资和福利的法律规定、公司政策和程序、安全政策和程序、安全操作规程及咨询渠道。

新工人（包括临时工）入职时应安排培训，之后每年至少安排一次重新培训。

公司政策或程序发生改变时应安排重新培训。

对可能发生重大事故的岗位人员要安排专门的安全培训，特种作业人员应接受法定的培训并取得操作证。

培训方式应灵活多样，包括课堂教学、研讨会、小组会、板报和广播等形式。

４．相关文件

（略）

二十三、内部审核

１．总则

制定并保持定期审核的程序，检查公司动作和表现是否符合法律法规的要求，是否符合公司政策和程序，为持续改善公司社会责任管理体系和表现提供资料，确保体系的有效运行。

２．职责

管理者代表负责组织社会责任内部审核，制定年度内部审核计划。

人事部负责组织各部门内审员实施内部审核计划。

3．控制要点

管理者代表负责制定年度内部审核计划，并报董事总经理批准。

管理者代表指定审核组长，由审核组长组织审核小组。

审核组长编制审核计划，并组织小组成员编制审核检查表。

审核组长下发审核通知，通知被审核部门。

审核组长按审核计划组织实施。

根据不符合项，下发不符合报告单，组织编写审核报告，经董事、总经理签名后下发被审核部门。

被审核部门针对不符合项，制订纠正和纠正行动，及时安排实施。

人事部负责跟进验证纠正行动的实施情况及其有效性；若已完成，则关闭CAR并登记。

４．相关文件

（略）

二十四、管理评审

１．总则

建立管理评审程序，总经理定期对公司的社会责任表现及管理体系的适用性进行评审，确保社会责任管理体系的持续适用性和有效性，确保公司运作持续符合国家法规和国际标准。

２．职责

总经理作为评审会议主席，负责任命管理评审委员会成员，定期主持评审会议，并作出规定。

管理者代表作为会议秘书，负责组织管理评审会议，包括准备会议议程、收集评审资料、整理评审会议记录，以及根据评审结果公布评审报告。

３．控制要点

总经理确定管理评审的频率，至少每半年举行一次，必要时，可召开临时评审会议。

评审内容至少应包括：（１）内部审核结果、客户审核结果及上次会议决定的执行情况；（２）公司政策、程序和实践的实际情况；（３）工伤事故情况、工人投诉及客户投诉和要求；（４）法律法规的变化及其符合性；（５）长期改善计划的合理性；（６）公司管理体系的有效性。

４相关文件

（略）

（本手册结束）